HR Audit: prevenire il rischio prima che diventi un costo
Il vero rischio non è soltanto ciò che l’azienda conosce. È ciò che non ha ancora verificato.
La gestione del personale è una delle aree più sensibili della governance aziendale.
Normativa, contrattazione collettiva, organizzazione del lavoro, politiche retributive e prassi interne evolvono continuamente. Nel tempo, anche realtà strutturate possono trovarsi a gestire rapporti di lavoro non più perfettamente allineati alla situazione originaria.
Un inquadramento professionale che non riflette più le mansioni effettivamente svolte.
Un superminimo attribuito anni prima senza una disciplina sufficientemente chiara.
Un ricorso sistematico allo straordinario.
Contratti part-time che, nella pratica, funzionano diversamente da quanto formalizzato.
Premi, trasferte, indennità e benefit gestiti secondo prassi consolidate ma mai sottoposti a una verifica organica.
Singolarmente possono apparire aspetti gestibili. Considerati nel loro insieme, possono rappresentare una passività potenziale per l’impresa.
È precisamente su questo terreno che interviene l’HR Audit.
Dalla compliance formale alla valutazione del rischio
L’HR Legal Audit non è una semplice verifica della documentazione del personale. Il suo obiettivo è più ampio: valutare la coerenza tra ciò che risulta formalmente dai documenti aziendali e ciò che avviene realmente nell’organizzazione.
È in questa distanza che spesso si concentra il rischio.
Un contratto può essere formalmente corretto, ma non più aderente alle attività effettivamente svolte dal lavoratore; una procedura aziendale può essere stata correttamente predisposta, ma non applicata in maniera uniforme. Una componente della retribuzione può essere stata introdotta con una determinata finalità e aver assunto, nel tempo, caratteristiche differenti.
L’audit consente quindi di passare da una logica puramente documentale a una logica di risk assessment giuslavoristico.
Proteggere il valore dell’impresa
Per un CEO il tema non dovrebbe limitarsi alla domanda la domanda utile è:
“Quali vulnerabilità potrebbero emergere se oggi la nostra organizzazione del lavoro venisse analizzata da un dipendente, da un organismo ispettivo, da un investitore o nell’ambito di una due diligence?”
La gestione del personale influenza direttamente la stabilità dell’organizzazione, la capacità di affrontare processi di crescita e riorganizzazione e, in alcuni casi, anche il valore percepito dell’impresa. Criticità non individuate possono infatti emergere nei momenti meno opportuni: durante un’acquisizione, una ristrutturazione, una fase di espansione oppure in occasione di un contenzioso.
Conoscere preventivamente il rischio significa poterlo gestire.
Rendere misurabile il rischio HR
Il rischio giuslavoristico è anche un rischio economico e qui entrano in gioco i CFO. Una criticità nella gestione dei rapporti di lavoro può tradursi in: differenze retributive, maggiori oneri contributivi, sanzioni, contenzioso, transazioni, costi legali e necessità di accantonamenti.
Il problema è che queste passività spesso rimangono invisibili fino al momento in cui vengono contestate.
L’HR Audit consente invece di ricondurre le criticità a una logica di gestione aziendale, individuando:
area di rischio, probabilità di accadimento, possibile impatto economico e priorità di intervento.
Per il CFO significa poter trasformare un rischio astratto in un elemento più facilmente valutabile e governabile.
Verificare che organizzazione e documentazione coincidano
L’organizzazione del lavoro cambia più rapidamente dei documenti e gli HR Manager lo sanno bene.
Nuovi ruoli, maggiori responsabilità, modifiche degli orari, smart working, sistemi premianti, esigenze operative e riorganizzazioni possono determinare, nel tempo, un progressivo disallineamento tra struttura formale e struttura reale.
L’HR Audit permette di verificare in modo sistematico le principali aree della gestione del personale, tra cui:
- contratti individuali e lettere di assunzione;
- inquadramenti e mansioni;
- contratti a termine;
- part-time e gestione delle variazioni di orario;
- lavoro straordinario;
- trasferte e indennità;
- superminimi, premi e sistemi incentivanti;
- procedimenti disciplinari;
- regolamenti, policy e procedure aziendali;
- gestione delle assenze;
- cessazioni del rapporto;
- coerenza tra CCNL applicato e organizzazione aziendale.
L’obiettivo non è aumentare la burocrazia, è costruire processi solidi, uniformi e difendibili.
Quando diventa importante
L’HR Audit è particolarmente utile quando l’impresa attraversa una fase di trasformazione.
Crescita dell’organico, introduzione di nuove funzioni, acquisizioni, riorganizzazioni, cambiamenti societari o modifiche significative dell’assetto produttivo rappresentano momenti nei quali le criticità pregresse possono amplificarsi.
Ma l’audit ha valore anche nelle aziende apparentemente stabili.
Anzi, spesso il momento migliore per intervenire è proprio quando non esiste ancora un problema evidente. È in questa fase che l’impresa può correggere eventuali disallineamenti con maggiore libertà, senza dover operare sotto la pressione di un’ispezione, di una rivendicazione o di un contenzioso già avviato.
Il vero valore dell’audit? Il piano d’azione
Una verifica efficace non si conclude con una relazione puramente descrittiva.
La Direzione ha bisogno di sapere tre cose:
Quali sono i rischi?
Quali sono prioritari?
Come possono essere gestiti?
Per questo un HR Audit, realmente utile, restituisce una vera e propria mappa del rischio HR, distinguendo le diverse criticità per livello di esposizione e indicando gli interventi necessari.
Un approccio efficace non si limita quindi a rilevare un’anomalia: la traduce in una decisione.
La prevenzione costa meno della gestione del contenzioso
Nella maggior parte dei casi, intervenire prima che una criticità venga contestata offre all’impresa molte più opzioni rispetto a gestire il problema quando è già emerso. L’HR Audit consente di anticipare il rischio e di inserire la compliance del lavoro all’interno di un più ampio sistema di governance aziendale.
Per questo dovrebbe essere considerato non soltanto uno strumento dell’ufficio HR, ma un’attività di interesse diretto anche per CEO e CFO.
Perché dietro ogni anomalia nella gestione del personale può esistere una passività.
E dietro ogni passività individuata per tempo esiste una possibilità di intervento.
Una domanda da porre alla propria organizzazione
Se domani venissero analizzati in modo approfondito contratti, inquadramenti, retribuzioni, orari, procedure e prassi aziendali, quali criticità emergerebbero?
Se non esiste una risposta precisa, può essere utile verificarlo prima che sia qualcun’altro a farlo.
Il nostro Studio affianca imprese, Direzioni HR e management nella realizzazione di HR Audit mirati, con un approccio orientato non soltanto alla conformità normativa, ma anche alla valutazione del rischio economico e organizzativo.
L’attività si conclude con l’individuazione delle aree di attenzione, la definizione delle priorità e la predisposizione di un piano operativo di adeguamento.
Un confronto preliminare può essere sufficiente per individuare le aree maggiormente esposte e comprendere se sia opportuno avviare una verifica più approfondita.
Contatta lo Studio per programmare un primo assestment della gestione HR della tua azienda.
*Articolo a cura di:
dott. Antonio Viviano
Consulente del Lavoro
laurea in Management Imprese Turistiche
Università Parthenope di Napoli
